Cara Buat Email dengan Domain Sendiri Tanpa Hosting

Mungkin kamu pernah menerima email dari teman atau perusahaan yang alamat emailnya menggunakan domain sendiri seperti pada web ini hai@teknohub.id yang saya gunakan untuk berkirim email.

Untuk membuat alamat email menggunakan domain sendiri sebenarnya cukup mudah, hanya dengan bermodalkan email gmail dan domain sendiri, kamu sudah bisa membuat alamat emailmu terlihat professional.

Dalam artikel ini, saya akan memberikan panduan lengkap tentang bagaimana cara membuat email dengan domain sendiri gratis tanpa hosting.

Email dengan Domain Sendiri

Sebenarnya ada beberapa opsi untuk membuat email menggunakan domain sendiri, namun cukup sulit dan perlu biaya yang cukup besar untuk membuatnya.

Sedangkan yang akan saya buat di sini, hanya mengubah atau meng-custom alamat email dari gmail seperti ini haiteknohub@gmail.com menjadi custom email dengan domain sendiri seperti ini redaksi@teknohub.id.

Disini saya akan membuat email domain menggunakan perantara Cloudflare yang tentunya gratis tanpa perlu membeli hosting untuk media penyimpanan pesannya.

Cara kerjanya cukup sederhana. Email yang masuk dan keluar akan tetap dikelola melalui situs dan aplikasi gmail itu sendiri, hanya saja alamat emailnya tidak lagi menggunakan @gmail.com melainkan domain sendiri seperti @teknohub.id.

Cloudflare menjadi penghubung antara gmail dan domain. Misalnya ketika ada email masuk atau keluar dari contoh@teknohub.id, maka cloudflare akan melakukan redirect atau forward ke contoh@gmail.com menggunakan fitur Email Routing.

Apa Pentingnya Email Domain?

Tentu saja sangat penting, apalagi jika ingin digunakan dalam bisnis dan membangun branding. Email dengan domain sendiri terlihat lebih professional dan terpercaya dibandingkan dengan alamat email bawaan gmail.

Salah satu hal yang juga mengharuskan kamu menggunakan email dengan domain sendiri adalah, karena alamat email yang tersedia di gmail saat ini sudah terbatas. Maksud saya terbatas karena sudah ada orang lain yang menggunakan alamat email yang diinginkan.

Seperti halnya saat saya membuat website ini. Saya ingin menggunakan alamat email teknohub@gmail.com, tapi sayangnya sudah ada orang lain yang menggunakan alamat email itu lebih dulu, makanya sudah tidak tersedia untuk membuat email baru.

Jadi saya harus memasukkan alamat email lain yang belum diclaim oleh orang lain. Pada akhirnya saya memilih alamat haiteknohub@gmail sebagai pilihan.

Karena alamat emailnya kurang menarik, maka email dengan domain sendiri menjadi solusi terbaik agar tampilannya tidak kaku dan lebih professional.

Apa Saja Yang Dibutuhkan?

Sebelum masuk ke tahap pembuatan email, kamu harus menyiapkan hal yang dibutuhkan berikut ini.

1. Email dari Gmail

Kamu harus memiliki email yang dibuat dari Google Mail (Gmail). Email ini nantinya akan digunakan untuk mengirim dan menerima email. Karena proses berkirim email akan tetap dilakukan melalui gmail secara langsung.

Penting!
Email yang digunakan harus sudah mengaktifkan fitur keamanan Verifikasi 2 Langkah.

2. Domain TLD

Untuk memembuat email dengan domain sendiri tentu saja membutuhkan yang namanya domain. Jika belum memiliki domain, silahkan membeli domain terlebih dahulu melalui penyedia layanan hosting dan domain kepercayaan kalian.

Sebagai contoh, disini saya baru saja membeli domain beralamatkan teknohub.biz.id khusus untuk menjalankan tutorial ini, dan saya anggap kamu juga sudah membeli domain, jadi mari lanjut ke tahap berikutnya.

3. Akun Cloudflare

Selanjutnya kamu harus memiliki akun Cloudflare, karena proses pembuatan email domain ini akan dilakukan melalui cloudflare sebagai penghubung, karena cloudflare memiliki fitur yang kita butuhkan yaitu Email Routing.

Jika kamu sudah memiliki akun Cloudflare, silahkan login menggunakan username dan password.

Namun jika kamu belum memiliki, silahkan buat terlebih dahulu melalui menu SignUp.

Konfigurasi Terima Email di Cloudflare

Saya anggap kamu sudah memiliki 3 hal di atas, yaitu Email, Domain, dan akun Cloudflare. Selanjutnya kamu bisa mengikuti langkah konfigurasi email pada cloudflare berikut ini.

Tambahkan Domain

Login ke akun Cloudflare, dan setelah berhasil login, tambahkan domain yang kamu miliki ke cloudflare dengan cara klik tombol Add a domain, lanjut dengan memasukkan nama domain » Quick scan for DNS records » Continue.

Kamu akan diarahkan untuk memilih paket, dimana ada yang berbayar dan ada pula yang gratis. Silahkan pilih paket gratis cloudflare kemudian klik Continue.

Di sini, cloudflare akan meninjau list DNS yang ada pada domain. Tunggu proses peninjauan, kemudian jika sudah selesai, klik Continue to Activation.

Pada tahap ini, kamu akan diberikan Name Server dari Cloudflare. Silahkan salin kedua Nameserver tersebut.

Sekarang, pergi ke Registrar Domain dimana domainmu berada. Login ke member area dan ubah nameserver yang ada di sana menjadi nameserver yang diberikan oleh cloudflare, kemudian klik Ubah Nameserver.

Setelah mengganti nameserver bawaan menjadi nameserver cloudflare, silahkan kembali ke halaman DNS Cloudflare untuk mengkonfirmasi perubahan nameserver.

Butuh beberapa waktu agar domain dari registrar domain sudah benar-benar terhubung dengan cloudflare, waktu tunggu maksimal 1x24 jam.

Buat Email Routing

Di sini, kita sudah masuk ke bagian utama pembahasan. Setelah domain terhubung dengan cloudflare, maka langkah selanjutnya adalah pergi ke menu Email » Email Routing, kemudian klik tombol Get Started, untuk mulai membuat Email Routing.

Sekarang, pada bagian Custom Address, masukkan alamat email yang kamu inginkan, kemudian pada bagian Destination, silahkan pilih email yang ingin kamu ubah alamatnya menjadi email domain, lalu klik Create and Continue untuk melanjutkan.

Pada tahap ini, Cloudflare akan mengirimkan sebuah pesan verifikasi ke alamat email Destination Address tadi. Buka Gmail, dan cek pesan masuk dari cloudflare, kemudian klik tombol Verify Email Address.

Setelah melakukan verifikasi pada Gmail, kembali ke halaman cloudflare tadi dan klik Continue untuk melanjutkan

Selanjutnya kamu akan diarahkan untuk menambahkan DNS record baru. Klik tombol Add Records and Enable, maka secara otomatis DNS yang tampil akan otomatis ditambahkan.

Sampai di sini, proses konfigurasi terima email sudah selesai. Sekarang, kamu sudah bisa menerima email melalui custom email yang kamu buat, seperti contoh di sini saya sudah bisa menerima email yang masuk melalui alamat redaksi@teknohub.biz.id.

Konfigurasi Kirim Email di Gmail

Selanjutnya kita akan melakukan konfigurasi agar alamat email yang dibuat di Cloudflare tidak hanya bisa menerima email, melainkan bisa juga digunakan untuk mengirim email.

Kalau tadi konfigurasi terima email dilakukan di Cloudflare, maka untuk kirim email konfigurasi dilakukan di Email itu sendiri. Begini langkahnya.

Generate Sandi Aplikasi

Tahap pertama yang harus dilkaukan agar bisa mengirim email menggunakan alaman email domain adalah mendapatkan kode Sandi Aplikasi.

Silahkan akses link berikut ini : https://myaccount.google.com/.

Sesuai dengan kriteria email wajib yang saya sebutkan sebelumnya, bahwa email yang digunakan harus sudah mengaktifkan fitur Verifikasi 2 Langkah. Jika belum, silahkan aktifkan terlebih dahulu.

Jika sudah aktif, sekarang ketikkan di pencarian "Sandi Aplikasi", kemudian akan muncul hasil pencarian. Klik pada Sandi Aplikasi.

Untuk mengakses fitur Sandi Aplikasi, di sini kamu diarahkan untuk memasukkan kata sandi emailmu untuk mengkonfirmasi. Setelah sandi dimasukkan, klik tombol Selanjutnya.

Kamu akan diarahkan ke halaman pembuatan Sandi Aplikasi. Masukkan Nama Aplikasi kemudian klik tombol Buat. Sebagai contoh, saya memasukkan nama "Email Domain".

Akan muncul jendela poup yang menampilkan kata sandi aplikasi yang berhasil dibuat. Salin kata sandi tersebut, kemudian klik tombol Selesai jika sandi sudah di salin.

Tambahkan Alamat Email Domain

Silahkan buka Gmail, kemudian pergi ke Setting, lalu klik See all settings.

Selanjutnya pilih Accounts and import. Pada bagian Send mail as:, silahakan klik pada Add another email address.

Akan tampil jendela popup. Silahkan isi form berikut :

• Name : Nama yang digunakan pada Email
• Email Address : Alamat email domain dari Cloudflare

Centang pada Treat as an alias, kemudian klik tombol Next Step.

Di sini silahkan isi lagi form yang tersedia seperti berikut ini :

• SMTP Server : smtp.gmail.com
• Port : 587
• Username : Masukkan alamat email asli kamu.
• Password : Masukkan kata sandi aplikasi yang sudah dibuat pada langkah sebelumnya.
• Secured Conneection : TLS

Klik tombol Add Account.

Setelah berhasil menambahkan email, silahkan periksa pesan masuk di Gmail, karena Google mengirimkan sebuah email ke alamat domain khusus kamu, contoh (redaksi@teknohub.biz.id) untuk mengkonfirmasi kepemilikan domain.

Sekarang, klik Link yang dilampirkan di dalam email untuk melakukan verifikasi kepemilikan alamat email, dan akan muncul jendela baru, kemudian klik tombol Konfirmasi.

Pada tahap ini kamu sudah berhasil membuat email menggunakan domain sendiri melalui cloudflare yang dapat mengirim dan menerima email melalui gmail langsung.

Kurang lebih seperti ini tampilan pada menu gmail, jika email domain sudah ditambahkan.

Atur Email Utama (Opsional)

Agar email domain yang sudah dibuat tadi bisa digunakan sebagai email utama, dalam artian, kamu tidak perlu memilih alamat email saat ingin mengirim pesan dan membalas pesan, karena secara otomatis alamat email domain akan digunakan secara default.

Untuk mengaturnya kamu perlu mengikuti langkah berikut ini,

• Buka Gmail, kemudian pergi ke Setting, lalu klik See all settings.
• Klik pada Accounts and import.
• Pada bagian Send mail as:, silahakan klik make default pada email yang ingin dijadikan email utama.
• Pada bagian When replying to a message:, silahkan pilih Reply from the same address the message was sent to.

Dengan begitu, email domain yang dibuat tadi akan menjadi email utama untuk mengirim dan membalas pesan.

Menampilkan Foto Profil di Email Domain

Ada beberapa pengguna yang foto profil emailnya tidak tampil atau blank, maka untuk mengatasi masalah tersebut, ikuti langkah berikut ini,

• Silahkan akses link berikut ini : https://myaccount.google.com/.
• Pada menu disebelah kiri, pilih Info Pribadi.
• Pada bagian Info Kontak, klik pada Email.
• Pada bagian Email Alternatif, klik pada Kelola email alternatif.
• Klik tombol Tambahkan email lain, lalu masukkan alamat email domain yang sudah dibuat.
• Sekarang, cek pesan masuk di email untuk konfirmasi kepemilikan email.

Pesan masuk untuk verifikasi biasanya sedikit terlambat, cek pesan masuk secara berkala. Jika pesan konfirmasi tidak juga masuk ke email, klik Kirim ulang verifikasi, dan tunggu sampai pesan verifikasi masuk ke email, kemudian lakukan Verifikasi.

Sekarang, email domain yang kamu gunakan sudah memiliki foto profil yang sama dengan email utama dari gmail.

Dibutuhkan waktu 1x24 jam agar foto profil muncul setelah menambahkan email alternatif.

Mengatasi Pesan Masuk ke Spam

Ada beberapa pengguna juga yang mengeluhkan pesan yang dikirim masuk ke Folder Spam, bukan ke folder utama. Cara ini mungkin bisa mengatasi masalah tersebut, namun terkadang di beberapa pengguna cara ini masih kurang maksimal.

Untuk mengatasi pesan yang dikirim masuk ke folder spam, ikut langkah berikut ini,

• Login ke Cloudflare, lalu pada menu Account Home pilih domain yang digunakan untuk email khusus.
• Pilih menu DNS, arahkan kursor ke TXT "v=spf1 include:_spf.mx.cloudflare.net ~all", klik edit.
• Ganti content recordnya menjadi "v=spf1 include:_spf.mx.cloudflare.net include:_spf.google.com ~all".
• Klik tombol Save.

Dengan begitu, email yang dikirim ke orang lain akan masuk ke folder utama, bukan lagi ke folder spam.

Kesimpulan

Menggunakan email dengan nama domain sendiri sangatlah penting untuk membangun branding dan kepercayaan pelanggan. Bermodalkan 1 buah domain TLD, alamat email kamu bisa berubah menjadi lebih professional.

Cloudflare dengan fitur Email Routingnya akan membuat alamat email yang dibuat di gmail berubah menjadi alamat email dengan domain sendiri. Fitur ini dapat digunakan secara gratis, karena proses penyimpanan data email tetap dilakukan di Gmail itu sendiri.